Kapan Bisnis Harus Menggunakan Press Release?

Kapan Menggunakan Press Release – Saat akan menggunakan strategi PR apa pun, tentunya Anda harus berpikir tentang kapan timing yang tepat. Hal ini penting karena timing pengaruhnya sangat besar terhadap keberhasilan dan keefektifan strategi PR yang dikerjakan.

Karena itulah press release tidak boleh dikirimkan secara sembarangan dan harus direncanakan sejak jauh-jauh hari. Agar timingnya tepat, Anda harus mempertimbangkan apakah situasi saat ini merupakan situasi yang ideal untuk mengirimkan press release atau tidak.

Kapan Menggunakan Press Release – Ini Situasi Paling Ideal Untuk Mengirimkannya ke Media

• Saat ingin mengumumkan sesuatu ke publik

Media juga sangat tertarik untuk menginformasikan perubahan yang terjadi di perusahaan yang belum diketahui masyarakat. Ini bisa Anda manfaatkan untuk mengumumkan perubahan tersebut dengan cara mengirimkan press release.

Pengumuman tersebut bisa berkaitan tentang akuisisi, ekspansi, maupun perubahan yang terjadi di tingkat manajemen yang memiliki dampak besar ke perusahaan. Jangan lupa sertakan juga strategi bisnis baru yang berkaitan tentang perubahan tersebut. Dengan demikian masyarakat dapat memperkirakan dampak apa yang akan terjadi dari perubahan tersebut.

• Saat ada sesuatu yang baru

Jika mau tahu kapan menggunakan press release untuk promosi maka lebih baik dilakukan saat ada sesuatu yang baru di perusahaan seperti produk baru, layanan baru, logo baru, dsb. Dengan demikian Anda bisa memframe press release tersebut agar bisa lebih fokus ke hal yang baru tersebut.

Jadi jangan sekadar promosi saja karena press release bukan untuk konten hard selling tetapi lebih ke memberikan informasi mengenai hal baru tersebut. Berikan informasi yang jelas misal inovasi yang dihadirkan lewat produk atau layanan baru tersebut, alasan menggunakan logo baru, dsb.

• Saat perusahaan menerima penghargaan atau pencapaian baru

Jangan sepelekan pencapaian yang diterima perusahaan karena penghargaan tersebut bisa digunakan untuk menentukan kapan menggunakan press release yang tepat. Tidak hanya milestone yang dicapai secara internal saja namun juga berbagai sertifikasi penting maupun award yang diterima perusahaan memiliki nilai berita.

Saat mengirimkan press release Anda harus menyajikan data yang berkaitan dengan pencapaian tersebut. Dengan demikian masyarakat dapat melihat kesuksesan yang dicapai perusahaan tersebut sebagai pencapaian yang besar.

• Saat ada event penting

Event di sini bisa berupa kegiatan perusahaan yang dianggap penting serta memiliki nilai berita karena berhubungan dengan pihak lain. Baik itu kolaborasi, CSR, seminar, partisipasi dalam pameran maupun berbagai kampanye perusahaan yang memiliki dampak sosial.

Untuk press releasenya sendiri lebih baik fokusnya diarahkan kepada dampak dari event tersebut baik itu untuk masyarakat maupun dampak pada kebijakan perusahaan. Jika berhubungan dengan masyarakat Anda juga bisa menambahkan poin yang mengajak mereka untuk partisipasi pada event tersebut.

• Saat terjadi krisis

Ternyata press release tidak hanya bisa dimanfaatkan saat ada hal yang positif saja karena Anda pun dapat menggunakannya pada saat krisis. Terutama jika ada isu sensitif yang menimpa bisnis Anda sehingga memerlukan klarifikasi secara resmi dari perusahaan.

Tentu saja situasi ini bisa datang tanpa terduga sehingga Anda tidak bisa merencanakan timing yang tepat. Namun jika bertanya kapan menggunakan press release saat terjadi krisis maka lebih baik dilakukan secepat mungkin dengan tetap mempertimbangkan segi PR jangka panjang.

• Saat ingin menyampaikan hasil riset

Baik itu riset yang dilakukan secara internal maupun hasil yang diambil dari lembaga survey juga memiliki nilai berita. Apalagi saat terjadi trend di industri yang berkaitan dengan brand maka momen ini pun menjadi penting untuk ditanggapi.

Arahkan press release dalam bentuk laporan bersama data pendukung lengkap dengan sumber risetnya. Dengan demikian hasilnya akan lebih kredibel dan dipercaya kebenarannya sehingga media pun jadi lebih tertarik untuk meliputnya.

Setelah mengetahui momen yang tepat bukan berarti pengiriman press release bisa dilakukan secara sembarangan. Anda tetap harus memikirkan kapan jadwal distribusi press release yang tepat agar efeknya bisa lebih maksimal.

Manfaatkan Timing PR Campaign Yang Tepat Agar Efeknya Maksimal

Untuk menentukan kapan menggunakan press release yang terbaik maka waktunya juga harus dibreakdown lebih lanjut menjadi timing bulanan yang dilengkapi dengan jadwal mingguannya. Dengan demikian Anda jadi bisa menciptakan jadwal distribusi press release sesuai dengan timing tersebut.

Anda juga bisa memanfaatkan jadwal tersebut menentukan lagi apa yang harus dilakukan secara lebih terperinci seperti:

• Jadwal bulanan

Jangan terlalu banyak mengirimkan press release karena bisa dianggap sebagai spam dan malah akan dihindari oleh media. Lebih baik Anda mengirimkan press release sebanyak 1-2x saja setiap bulannya secara konsisten

Ingat kualitas jauh lebih penting dibandingkan dengan kuantitasnya sehingga pastikan press release yang dikirimkan benar-benar berisi semua informasi yang mendukung. Dengan melakukan strategi ini secara konsisten Anda juga sekaligus bisa membangun hubungan baik dengan jurnalis sehingga lebih mudah bekerja sama ke depannya.

• Jadwal mingguan

Timing terbaik untuk Anda mengirimkan press release langsung ke email jurnalis adalah antara Selasa–Kamis. Pada hari tersebut jurnalis biasanya mulai menyiapkan berita yang akan diangkat pada hari tersebut.

Usahakan untuk mengirimkan email di pagi hari antara 08.00-11.00 agar kemungkinan untuk dibaca lebih tinggi. Anda juga bisa menyesuaikan waktu kirim dengan jadwal dari media tersebut untuk menghindari bentroknya jadwal.

Jika beritanya cukup sensitif dan memerlukan embargo maka bisa diakali dengan mengirimkan email pada H-1 atau langsung pada hari H untuk menghindari bocornya berita. Namun untuk berita yang sifatnya undangan maka bisa dilakukan pada minggu sebelum pelaksanaan untuk menarik masyarakat agar bisa hadir.

Ingat yang Anda lakukan bukan hanya sekedar mengirimkan berita saja jadi semuanya harus direncanakan dengan baik sehingga hasilnya bisa lebih maksimal. PR dengan press release memerlukan strategi yang terencana agar bisa tepat sasaran sekaligus membantu marketing secara jangka panjang.

Lakukan Perencanaan Strategi PR dengan Press Release Yang Tepat

Jika mau melakukan strategi ini maka ada beberapa tahapan yang harus dipikirkan secara terperinci. Tidak hanya soal menentukan kapan menggunakan press release tetapi Anda juga harus memiliki rencana untuk setiap step supaya prosesnya bisa berjalan lancar seperi:

• Tentukan Tujuan Press Release

Setiap press release yang Anda kirimkan harus memiliki 1 tujuan saja, jangan dicampur dengan tujuan lainnya agar pesan yang disampaikan bisa lebih terfokus. Baik itu untuk membangun branding maupun untuk memberikan edukasi ke pasar harus ditentukan sejak awal.

Setelah mengetahui tujuannya Anda pun jadi bisa lebih mudah menentukan pesan dan konten yang mau ditulis dalam press release.

• Angkat isu yang layak diberitakan

Untuk mencapai tujuan press release Anda pun harus mengangkat isu tertentu namun tidak semua isu layak diberitakan. Jadi jangan fokus ke promosi tetapi fokus ke isu apa yang bisa diubah jadi cerita yang menarik untuk media.

Saat akan meluncurkan produk atau layanan baru Anda bisa menyampaikan masalah apa yang bisa diatasi dengan menggunakan produk tersebut. Untuk pengumuman fokus pada dampak apa yang terjadi di publik dan gunakan press release untuk mengarahkan tanggapan masyarakat agar sesuai dengan tujuan awal tadi.

• Pilih media yang sesuai

Tidak semua media bersedia untuk memberitakan press release Anda apalagi jika nichenya tidak sesuai. Karena itulah Anda pun harus dengan cermat memilih media yang sesuai dengan niche maupun region bisnis.

Jangan hanya menyasar ke media besar saja karena Anda pun sebenarnya masih perlu pemberitaan dari media kecil dan menengah sebagai pendukung SEO. Jadi selain media nasional Anda juga bisa mencari media yang spesifik secara industri agar bisa menarget audience dengan lebih terarah.

• Tentukan angle yang sesuai

Setelah mengetahui kapan menggunakan press release Anda bisa mengirimkannya dari berbagai angle yang berbeda agar dampak terhadap brand pun juga lebih terarah. Anda bisa menyesuaikan angle tersebut sesuai dengan tujuan awal dengan tetap memperhatikan niche dari media itu sendiri.

Jika media yang nichenya lebih ke cerita maka Anda bisa menggunakan angle yang berupa pengalaman nyata sehingga dapat membuat pembaca merasa relatable. Untuk media yang lebih fokus pada fakta seperti media bisnis maka sertakan data pendukung dan sumber referensi penting sesuai dengan klaim.

• Pastikan press release yang dikirim media friendly

Jangan terlalu basa-basi karena jurnalis sering kali hanya akan melirik email Anda dan melewatkan informasi utamanya. Karena itulah press release yang Anda kirimkan harus media friendly sehingga mereka bisa langsung tahu bagian mana yang layak diberitakan.

Buat judul yang bisa dengan cepat menangkap perhatian jurnalis agar mau membaca informasi lebih lanjut. Leadnya juga harus dipaparkan dengan gamblang agar jurnalis bisa mengambil informasi yang penting lengkap dengan data pendukungnya. Idealnya press release tersebut tidak boleh melebihi 2 halaman agar isinya tidak bertele-tele.

• Rencanakan jadwal distribusi dengan benar

Jika mau strategi lebih efektif maka Anda harus bertanya kapan menggunakan press release sehingga jadwal distribusi bisa direncanakan dengan benar. Pisahkan antara jadwal distribusi ke media yang menjadi sasaran utama dengan media yang akan digunakan sebagai pendukung.

Buatlah email yang personal bagi masing-masing jurnalis jangan hanya mengirimkan blash saja agar mereka lebih merasa dihargai. Setelah dikirim Anda bisa melakukan follow up 1-2hari setelahnya tapi harus tetap dilakukan dengan sopan.

• Evaluasi dan buat strategi selanjutnya

Setelah kampanye berakhir Anda bisa mengevaluasi hasil dari strategi yang dilakukan berdasarkan dampak yang diterima. Jangan lupa untuk membuat note khusus untuk media yang memberikan respons positif agar bisa menjadi bagian dari kampanye selanjutnya.

Jadikan hasil evaluasi tersebut untuk dasar saat Anda membuat strategi selanjutnya agar bisa dilakukan perbaikan yang sesuai.

Jika Anda masih kesulitan untuk menulis press relase dengan baik atau bahkan menentukan angle yang sesuai maka cobalah menggunakan layanan dari yaitu Publikasimedia.com. Tidak hanya membuat press release saja namun ada juga layanan yang dapat memastikan press release Anda bisa dipublish di media secara langsung. Jadi Anda hanya perlu tahu kapan menggunakan press release dan serahkan proses pengirimannya pada layanan ini.